Het intranet is terug van weggeweest. De afgelopen jaren werd een intranet voor een organisatie gezien als ouderwets. Mede door nieuwe Web 2.0 technieken en de toevoeging van social, biedt een intranet anno nu echter veel meer mogelijkheden. Kort samengevat wordt het intranet een social intranet.
Intranet? Wat is dat dan?
Een intranet is als het ware een private versie van het internet voor medewerkers. Het wordt dan ook gebruikt binnen (veelal grotere) bedrijven en organisaties. Het belangrijkste doel van een intranet is het delen van relevante informatie en documentatie binnen deze bedrijven en organisaties. Vandaag de dag wordt een intranet ook gebruikt om samenwerking en communicatie binnen groepen te stimuleren.
Als een bedrijf het intranet, of een gedeelte ervan, ook beschikbaar stelt voor klanten en partners, wordt gesproken van een extranet.
Intranet 2005 vs intranet 2015
Intranet 1.0 (2005). Het opzetten van een intranet is een proces ongeveer een jaar overheen gaat. De afdeling Communicatie is dan ook blij als het intranet af is en publiceert wekelijks zijn artikelen. Mede door het lange traject van totstandkoming, worden er enkel maar artikelen geplaatst en documenten (Word, Excel, Powerpoint) beschikbaar gesteld. Aan het ontwerp, uitbreidingsmogelijkheden en doorontwikkeling wordt geen tijd besteed.
Intranet 2.0 (2008). Het opzetten van een intranet is een proces waar 6-12 maanden overheen gaan. De afdeling Communicatie is bezig met het zenden van boodschappen over het intranet en heeft moeite met het betrekken van medewerkers.
Intranet anno nu: social intranet. Het opzetten van een intranet kan binnen een tweetal maanden. Een intranet kan geïntegreerd in CRM en CMS systemen. Daarnaast is integratie van social en interactiemogelijkheden belangrijk in het intranet anno nu. Het intranet veranderd in middel om te zenden naar een middel om samen te werken en interactie te hebben.
Ongedwongen dwingen
Het uitrollen van een intranet is één ding. Zorgen dat het opgepakt wordt binnen de organisatie en ook actief gebruikt wordt is een tweede. Het gebruik van het intranet stimuleren kun je, zoals wij dat noemen, ongedwongen dwingen. Dit kun je doen door een aantal belangrijke aspecten toe te voegen die een gebruiker (medewerker) sowieso gebruikt. Denk hierbij aan HR aspecten zoals het aanvragen van verlof.
Wanneer dergelijke aspecten toegevoegd worden aan een intranet, moet een medewerker inloggen in het intranet, waardoor het gebruik ervan onontkoombaar wordt. Het is daarna aan de beheerder van het intranet om actie (lezen en plaatsen van artikelen en documenten) en interactie (reageren en samenwerken) te stimuleren.
De knelpunten van een intranet
Ervoor zorgen dat gebruikers ook daadwerkelijk gebruik maken van het intranet behoeft enige aandacht. Maar als het rad eenmaal draait, zullen steeds meer gebruikers gemotiveerd raken door het succes.
Een constant terugkerende opmerking met betrekking tot het gebruik van een intranet is dat men geen gebruik maakt van een computer tijdens de dagelijkse werkzaamheden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bedrijven in de zorg. Terwijl binnen de zorg een intranet juist heel succesvol kan zijn, voor bijvoorbeeld het delen van cliëntinformatie, interessante weetjes of tips. Om het intranet bij deze groep mensen toch bruikbaar te maken kun je hen de mogelijkheid te bieden om thuis, via de PC of tablet, het intranet te raadplegen. Door het intranet volledig responsive te maken, kan het zelfs gebruikt worden op een smartphone.
Ook voor u toepasbaar?
Het gebruik van een intranet is voor vrijwel iedere organisatie aan te raden. Onderlinge communicatie wordt vereenvoudigd en (bedrijfs-) informatie wordt op een eenvoudige manier kenbaar gemaakt door de gehele organisatie.
Wilt u meer weten over intranetten of wat het voor uw organisatie kan betekenen? Wij voorzien u graag van antwoorden op uw vragen. Bel Klaas Beemster op 0229 27 27 00 of maak gebruik van ons contactformulier.
