Een social intranet is hét middel om kennis te delen en onderlinge communicatie te stimuleren. Anders dan bij een traditioneel intranet, waarbij met name de organisatie zendt. Organisaties die gebruikmaken van een intranet zullen dit herkennen: het wordt lang niet altijd door iedereen gebruikt. Veel organisaties zouden graag wat meer interactie op hun intranet willen zien. Juist in tijden van onzekerheid, leed en pijn gaan mensen hier sneller in mee. Een social intranet wordt dan een soort reddingsboei, een houvast voor medewerkers. Zo ook nu met het coronavirus. Op het intranet vindt personeel het laatste nieuws en krijgen ze updates van de organisatie. In deze tijd heb jij als contentbeheerder van het sociale intranet het bereik en draagvlak om ervoor te zorgen dat de medewerkers hun werk het beste uit kunnen voeren. Wat zijn de do’s en don’ts op gebied van communicatie over corona op een social intranet?
Direct helder
Voor veel mensen verandert hun werksituatie nu we afstand van elkaar moeten houden en zoveel mogelijk thuis moeten werken. Maak duidelijk hoe werknemers goed hun werk kunnen doen vanuit huis en hoe zij met elkaar kunnen communiceren. Deze informatie moet makkelijk te vinden zijn. Kies er bijvoorbeeld voor om een heldere knop op de homepage van het intranet te plaatsen. Zo weet iedereen direct waar hij of zij terecht kan met een coronagerelateerde vraag.
Een plek voor updates
Zorg voor een centrale plek waar al het laatste nieuws en updates worden verzameld. Hierdoor is iedereen overal van op de hoogte. Een bijkomend voordeel is dat mensen direct wennen aan updates via het intranet in plaats van een nieuwsbrief of e-mail. Deel wel alleen het noodzakelijke nieuws. Mensen kunnen zelf de updates van NOS of Nu.nl wel volgen. Deel wat voor gevolgen het heeft voor jullie organisatie en hoe jullie daar mee omgaan.
Homepage
Neem de homepage van het intranet eens goed onder de loep. Is het wel zo eenvoudig om alle belangrijke en urgente informatie snel te vinden? Houd daarbij de letter F in gedachte: de meeste gebruikers lezen van boven naar beneden en van links naar rechts. Ze kijken in de vorm van de letter F. Nu er veel online gecommuniceerd wordt en het belangrijk is om iedereen tijdig van nieuws te voorzien, kom je er al snel achter of deze informatie ook goed en snel wordt gevonden. Dit is het moment om de homepage te optimaliseren.
Breng het gesprek op gang
Het coronavirus houdt ons allemaal bezig. Speel daarop in en verbindt de medewerkers via het sociale intranet. Breng het gesprek op gang door bijvoorbeeld thuiswerktips te delen of te laten delen. Laat de medewerkers mooie verhalen delen en laat hen elkaar hulp aanbieden. Zo breng je het gesprek op gang en is daar eindelijk de interactie waar je al die tijd al op hoopte.
Speel in op de cijfers
Houd het intranetgedrag extra goed in de gaten en check de cijfers. Welke berichten worden het meest gelezen? Zet deze vast op de homepage. Worden er veel vragen gesteld? Dan is het misschien een goed idee om een specifieke corona f.a.q. op te stellen. Misschien gaan er nu extra veel mensen het account van de CEO volgen. Laat dit niet voorbij gaan, maar laat de CEO bijvoorbeeld iedere week een persoonlijk berichtje of een video over de actuele situatie plaatsen.
Ondersteun de gebruikers
Veel mensen voelen zich het veiligst bij e-mail en laten het social intranet daarom links liggen als communicatiemiddel. Help medewerkers om het intranet goed te gebruiken. Laat ze de voordelen zien en maak het sociale intranet zo relevant mogelijk voor iedereen. Door ze hierbij goed te begeleiden voelen zij zich gehoord en zal het intranet beetje bij beetje onderdeel worden van iedere werkdag.
Laat het niet zomaar voorbij gaan
Waar je ook voor kiest of hoe je ook omgaat met deze situatie: doe in ieder geval iets in deze tijden qua communicatie op het intranet. Dit is de tijd om voor verbinding te zorgen en het sociale intranet relevant en onmisbaar te maken voor de medewerkers.
Heb je vragen over goede communicatie op het intranet of heeft jouw organisatie een intranet nodig? Wij adviseren je graag. Neem voor meer informatie contact met ons op via het contactformulier of bel naar 0229 27 27 00.
