Privacyverklaring

Contactgegevens

+31(0)229 – 27 27 00

https://www.ipsis.nl

Vincent Castenmiller is de Privacy Officer van ipsis hij is te bereiken via privacy@ipsis.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

ipsis verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• IP-adres
• Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch
• Locatiegegevens
• Gegevens over jouw activiteiten op onze website
• Gegevens over jouw surfgedrag over verschillende websites heen
• Internetbrowser en apparaat type
• Bankrekeningnummer

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

ipsis verwerkt geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening.

ipsis biedt haar klanten crossmediale marketing- en communicatieoplossingen. Hierdoor stelt ipsis, klanten in staat uniform en grootschalig te communiceren met haar doelgroep. ipsis heeft geen inzicht in de gegevens die door haar klanten over de gekozen platformen worden verwerkt.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

• ipsis verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
• Het afhandelen van jouw betaling
• Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
• Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
• Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten • Je de mogelijkheid te bieden een account aan te maken
• Om goederen en diensten bij je af te leveren
• ipsis analyseert jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren.
• ipsis volgt jouw surfgedrag over verschillende websites waarmee wij onze producten en diensten afstemmen op jouw behoefte.

ipsis verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

Geautomatiseerde besluitvorming

ipsis neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen (marketing automation), zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van ipsis) tussen zit. ipsis gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen:

• Umbraco CMS
• MailOn
• WinRIS CRM
• Gripp
• Leadinfo

Wij gebruiken deze programmatuur om het aanbod van onze producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren en behoefte.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

ipsis bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

• Personeelsgegevens, maximaal 7 jaar na uitdiensttreding
• Bedrijfsgerelateerde gegevens (incl. contactpersonen), maximaal 10 jaar na het beëindigen van de dienstverlening.
• E-mailadressen verstrekt voor marketingdoeleinden, onbeperkt, tenzij verzoek van verwijdering
• Klantinformatie, onbeperkt, tenzij verzoek van verwijdering
• Analytische gegegevens, 26 maanden Google Analytics en 24 maanden Snoobi

Delen van persoonsgegevens met derden

ipsis verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. ipsis blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

ipsis gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. ipsis gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die jouw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.

Google Analytics

ipsis maakt tevens gebruik van Google Analytics om te analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website (met inbegrip van uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.

Zie: het privacybeleid van Google voor meer informatie, of het specifieke privacybeleid van Google Analytics

Sinds februari 2015 is het niet meer verplicht om bezoekers akkoord te laten gaan met het plaatsen van cookies wanneer je cookies gebruikt voor statistiek systemen zoals Google Analytics. Alleen nog voor commerciële cookies die als doel hebben mensen te traceren is het nog verplicht om een goedkeuring te vragen.

Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door ipsis en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een andere, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar privacy@ipsis.nl.

Nadat we jouw verzoek hebben ontvangen zullen wij zo snel als mogelijk maar uiterlijk binnen vier (4) weken reageren op jouw verzoek. Het kan zijn dat wij jouw vragen om een kopie identiteitsbewijs om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan.

ipsis wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

ipsis neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met ons op via privacy@ipsis.nl.

ipsis heeft de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen:

• Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
• TLS (voorheen SSL) Wij versturen jouw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.
• DKIM, SPF en DMARC zijn drie internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat jij uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoelt zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.
• DNSSEC is een extra beveiliging (aanvullend op DNS) voor het omzetten van een domeinnaam naar het hieraan gekoppelde IP-adres (servernaam); het wordt voorzien van een digitale handtekening. Je kunt die handtekening automatisch laten controleren. Op die manier voorkomen wij dat je omgeleid wordt naar een vals IP-adres.

Social Media

Op onze website zijn buttons opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten (“liken”) of delen op sociale netwerken als Facebook. LinkedIn. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van deze social media platformen zelf afkomstig zijn. Door middel van deze code worden cookies geplaatst. Wij hebben daar geen invloed op. In de privacyverklaring van Facebook, LinkedIn (welke regelmatig kunnen wijzigen) lees je wat zij met jouw (persoons)gegevens doen die zij via deze cookies verwerken.

Naast de zichtbare buttons zijn erop onze website ook onzichtbare cookies geplaatst. Ook wel bekend als tracking “tracking cookies”. Deze cookies gebruikt ipsis om de effectiviteit van een bepaalde campagne te meten op haar website en sociale platformen te weten LinkedIn en Facebook. De informatie die wij verzamelen wordt geanonimiseerd echter is opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Deze social media platformen dienen zich te houden aan de Privacy Shield principes en zijn aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.

Facebook Pixel

Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Facebook, als deel van de “Facebook Pixel”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken en gerichte advertenties te tonen op Facebook. Hierbij wordt een gebruikersprofiel opgebouwd tijdens uw bezoek aan deze website. Facebook kan deze informatie aan derden verschaffen indien Facebook hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Facebook verwerken. De informatie wordt overgebracht naar en door Facebook voor onbepaalde tijd opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.

Snoobi

Via onze website wordt een cookie geplaatst van Snoobi. Wij gebruiken deze dienst om inzicht te krijgen welke bedrijven onze website bezoeken en om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Al deze gegevens zijn van ons en behoren in geen geval tot Snoobi. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. De informatie wordt opgeslagen in de analytische tool van Snoobi die goed beveiligd is. Snoobi houdt zich aan alle regels van de GDPR wet en er is sprake van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.

Leadinfo

Op onze website wordt een cookie geplaats van Leadinfo. Met deze tool krijgen wij inzicht in welke bedrijven onze website bezoeken en houden we rapportages bij over hun websitegebruik. Deze gegevens behoren toe aan Leadinfo en ipsis. De informatie die Leadinfo verzamelt wordt zoveel mogelijk geanonimiseerd. De informatie wordt opgeslagen in de tool die goed beveiligd is. Leadinfo houdt zich aan alle regels van de GDPR wet.

Opname van telefoongesprekken

Wij nemen telefoongesprekken met jou op, wij gebruiken deze gesprekken om je beter van dienst te kunnen zijn en/of als vastlegging en bewijsvoering van afspraken die we met elkaar hebben gemaakt. Wij bewaren alle gesprekken geautomatiseerd maximaal 1 maand. Individuele gesprekken kunnen handmatig worden opgeslagen en onbeperkt worden bewaard. De gesprekken zijn alleen toegankelijk voor de betrokken medewerkers binnen ipsis.

Sollicitaties bij ipsis

Wanneer je reageert op een van onze vacatures wil je niet dat jouw gegevens gebruikt worden voor processen waarvan je geen weet hebt. Daarom informeren we je graag wat er met je gegevens gebeurt. Om je sollicitatie zo soepel mogelijk te laten verlopen, willen we graag de volgende gegevens van jouw hebben:

• Contactgegevens (naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres etc.)
• Beschikbaarheid
• Uitgebreide CV (met o.a. opleiding en werkervaring)

Verder geef je door het insturen van je sollicitatie toestemming aan ons om een online screening uit te voeren als onderdeel van de sollicitatieprocedure (o.a. LinkedIn etc.).

We geven je informatie niet door aan derden voor commerciële doeleinden. Alleen derden die ons helpen met het vinden van nieuwe collega’s hebben soms toegang nodig tot (delen van) je gegevens. We zorgen ervoor dat deze derden zorgvuldig met je informatie omgaan en zich houden aan alle regels.

Als je niet direct onze nieuwe collega wordt willen we toch graag je gegevens bewaren. Want misschien zijn we in de toekomst wel naar jou op zoek. We bewaren je persoonsgegevens daarom maximaal 1 jaar na afloop van de sollicitatieprocedure.

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van je persoonsgegevens tijdens sollicitatie? Dan kun je een e-mail sturen naar privacy@ipsis.nl.

Laatste update van deze verklaring: 02-09-2021