Nieuwe websites PSG

Samenvatting

‘Hoe geven we elke school voldoende vrijheid bij de invulling van hun website, maar behouden we wel de uniformiteit als scholengroep?’ Dat was de uitdaging voor ipsis bij aanvang van het project: zeven nieuwe websites voor de Purmerendse Scholengroep (PSG). Een omvangrijk project, want er is sprake van veel verschillende belanghebbenden, wensen en doelen. De website is een informatiebron voor ouders en leerlingen, maar moet ook aantrekkelijk zijn voor aankomend leerlingen en hun ouders. Wij vertellen je graag over onze aanpak.

1. De start: het inventariseren van de wensen

Dat er nieuwe websites nodig waren, daar was iedereen het over eens. De opdrachtgever en de communicatieadviseur van PSG hebben eerst uitvoerig met ipsis gesproken over de wensen, functionaliteiten en het budget. Daarna is er binnen een projectteam, waar ook verschillende PSG webmasters deel van uitmaakten, besproken welke wensen werkelijkheid moesten worden. Er is gekozen voor één Umbraco CMS met zeven websites, die centraal beheerbaar zijn. Maar er is natuurlijk ook een rechtensysteem, elke webmaster heeft alleen toegang tot de website van zijn eigen school.

Elke website heeft dezelfde basismogelijkheden, met daarbinnen heel veel vrijheid om zelf de menustructuur, de elementen, de uitstraling en de vormgeving mede te bepalen. Gebruiksvriendelijkheid is daarbij enorm belangrijk, want niet elke webmaster heeft evenveel ervaring met content management systemen en juist omdat er zoveel mogelijk is, moet het heel eenvoudig zijn om alle elementen eenvoudig zelf aan te maken, in te stellen en te personaliseren.

2. Het ontwerp: een functioneel ontwerp in de juiste huisstijl

De PSG wilde een fris, eigentijds ontwerp, met veel ruimte voor beeldmateriaal. Een wens was ook om zelf de vrijheid te hebben om de pagina’s in te delen, om elementen zoals nieuws en een agenda zelf aan gewenste pagina’s te koppelen en om het menu eenvoudig te kunnen bewerken. Bij het ontwerp is de bestaande huisstijl van de PSG en van elke afzonderlijke school natuurlijk als leidraad gebruikt.

3. De bouw: de technische realisatie wordt gestart

Na goedkeuring van het ontwerp door de opdrachtgever, werd de technische realisatie van de websites gestart. Tijdens dat proces wordt ook altijd de functionaliteit op mobiele apparaten uitgebreid getest. Toen de bouw gereed was, is er één website gevuld met content om als voorbeeld te dienen voor alle andere websites. Bij het vullen werden meteen enkele bugs verholpen, zodat er een goed werkende website gepresenteerd kon worden aan elke school.

De websites bevatten tevens een module om de schoolgidsen, die tot dusverre alleen op papier en als PDF beschikbaar waren, te digitaliseren. De schoolgids is online in te zien, maar er kan ook een PDF gegenereerd worden. Op die manier heb je altijd beschikking tot de meest actuele informatie. Ook is er de mogelijkheid om delen van de schoolgids af te schermen. Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor ouders van leerlingen en zij hebben een inlogcode om de informatie te bekijken. Ook in het kader van de AVG zijn de nieuwe websites dus optimaal ingericht.

4. De introductie bij de scholen: het voorbeeld wordt op elke school gepresenteerd

Tijdens afspraken met de directie en webmaster van elke school, hebben wij de voorbeeldwebsite gepresenteerd en alle mogelijkheden uitgebreid laten zien. Daarna werd er meteen gesproken over de gewenste menustructuur en werden de vragen die er nog waren over het ontwerp of de functionaliteiten gebundeld. Deze afspraken vormden de basis van de volgende taak op de lijst: het structureren en vullen van elke afzonderlijke website.

Gebruikte oplossingen:

Website

5. Content: het vullen van de websites met tekst en beeld

Op basis van de eerder genoemde gesprekken werden alle websites door ipsis ingedeeld. Elke school had andere voorkeuren voor de inrichting van het menu en de overige pagina’s. Content van de bestaande websites werd overgenomen, maar er werd met nieuw verkregen beeldmateriaal gewerkt. Zo ontstond voor elke school een eigen, op hun wensen afgestemde website.

6. Oplevering in testomgeving: de basis staat klaar

Elke school heeft één of meerdere webmasters. De website is eerst bij hen opgeleverd, maar daarmee was het werk natuurlijk nog niet gedaan. De website voldoet aan de wensen met betrekking tot de indeling, de functionaliteiten en nieuw beeldmateriaal, maar het controleren van de teksten en het finetunen van de website neemt altijd nog flink wat tijd in beslag. Daarom was het belangrijk dat elke webmaster eerst goed leerde werken met het CMS.

7. Training: elke webmaster leert het Umbraco CMS goed kennen

Er zijn twee trainingen gegeven. De eerste training bevatte veel theorie. Stap voor stap maakte elke deelnemer kennis met het Umbraco CMS en de vele mogelijkheden. Daarna werden er opdrachten uitgevoerd. In een trainingsomgeving kon elke deelnemer dingen uitproberen, wijzigen en aanklikken zonder dat dit gevolgen had voor de echte website.

De tweede training was een praktijkles. De webmasters hebben de tijd benut om de laatste puntjes op de i te zetten voor de livegang van de websites. ipsis was aanwezig om elke webmaster te helpen bij het doorvoeren van alle aanpassingen.

Het resultaat

Een website wordt niet zomaar live gezet. Elke website wordt goed beveiligd en de Google Analytics tracking code wordt geplaatst. Na een intensief traject heeft elke school inmiddels zijn website live staan.

Goede samenwerking was voor dit project van groot belang. Er zijn veel betrokkenen en het is heel belangrijk dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Uiteindelijk moet elke webmaster natuurlijk graag met de website willen werken en moet de schoolleiding het gevoel hebben dat zij een website hebben de bij de school past.

Maar het belangrijkste is, zoals altijd, de websitebezoeker. Kan een ouder van een leerling snel vinden wat hij zoekt? Kan een ouder van een toekomstig leerling snel zien waar de school voor staat en wat de school zo leuk maakt? Dat wordt de komende tijd goed in de gaten gehouden. Tijdens de eerstvolgende bijeenkomst van de webmasters worden statistieken uit Google Analytics besproken, worden de eerste bevindingen gedeeld en wordt vast een start gemaakt met fase 2: hoe kunnen we de websites verbeteren? Waar lopen webmasters en bezoekers tegenaan? Met deze informatie worden de websites verbeterd waar nodig.

Bekijk website