Intranet voor LeekerweideGroep

Samenvatting

Grote zorgorganisaties als LeekerweideGroep kunnen niet zonder intranet. Dit is het kanaal voor interne communicatie en waar kennis en ontwikkelingen op worden gedeeld. Daarnaast is het een mooi middel om diverse locaties, afdelingen en expertises met elkaar te verbinden. Het oude intranet voldeed niet meer aan de wensen en eisen van LeekerweideGroep. Aan ipsis de mooie en uitdagende taak om een nieuw, fris en verbeterd intranet te ontwerpen, bouwen en vullen met content.

Functionaliteiten bepalen

De functionaliteiten zijn de onderdelen die het intranet vormen. Samen met LeekerweideGroep zijn we gaan kijken naar het oude intranet. Wat mist daar en wat moet worden meegenomen. Vanuit een brainstorm kwamen er diverse wensen voor functionaliteiten naar voren. Het intranet moest in ieder geval bestaan uit:

Een overzichtelijke kennisbank
Een overzicht met alle medewerkers
Nieuwsonderdeel
Agenda
Formulieren kunnen downloaden of direct invullen via het intranet
Ruimte om diverse tekstpagina’s kwijt te kunnen
Tags om een onderwerp aan te duiden
Een goede zoekfunctie

Daarnaast was het een wens om zogenoemde widgets zelf toe te kunnen voegen of juist te verwijderen. Zo kunnen de medewerkers zelf hun eigen intranet samenstellen. Onder de widgets vallen onder andere belangrijke programma’s die ze bij LeekerweideGroep gebruiken, vacatures, buienradar en de poll.

Het sociale aspect is heel belangrijk bij dit nieuwe intranet. Een social intranet heeft als doel dat medewerkers de interactie met elkaar aangaan. Communicatie staat daarbij centraal. Daarvoor is er gekeken naar sociale mediakanalen. Hoe wordt het daar ingezet? En zo kwamen ook de mogelijkheden om zelf een bericht te plaatsen, te reageren op anderen, het volgen en ‘leuk vinden’ naar voren als wensen.

Er wordt op het nieuwe intranet gewerkt met tags. Met een tag geef je aan wat het onderwerp van het bericht, kennispagina of nieuwsbericht is. Dit maakt het voor de gebruikers makkelijker om te ontdekken waar het over gaat en of het relevant voor hen is. Daarnaast kan er dankzij de tags gemakkelijker op het intranet worden gezocht.

Ook een uitdaging?

Bouwen en testen

Nadat alle functionaliteiten vast stonden is onze designer Niels aan de slag gegaan met het ontwerp. Bij het ontwerpen is het belangrijk dat alles goed aansluit op de huisstijl van LeekerweideGroep. Na goedkeurig van het ontwerp werd de bouw van het intranet gestart. Het is een groot en complex project. Er zijn veel functionaliteiten, er moet een koppeling worden gemaakt met het systeem van LeekerweideGroep om alle medewerkers te koppelen en ook het sociale gedeelte moet goed werken.

Er is daarom veel getest, zowel door ipsis als door LeekerweideGroep. Eindgebruikers mochten al vroeg in het proces meekijken en feedback doorgeven. Hierdoor kon het intranet goed af worden gestemd op de gebruikers.

Contentfase

Terwijl er door de webdevelopers druk door werd gebouwd, werd er ook over de content nagedacht. Een intranet bevat veel informatie en er lag dan ook een flinke uitdaging in het sorteren en overnemen van de huidige content naar het nieuwe intranet. Het oude intranet is grondig nagelopen en alle content werd geïnventariseerd. Daarna was het tijd om de relevante content over te nemen en goed te plaatsen op het intranet. Tags werden aangemaakt en alle pagina’s aan de juiste tagonderwerpen gekoppeld. Niet alleen teksten en foto’s, maar ook documenten kunnen op het intranet worden geplaatst.

Gebruikte oplossingen:

Social intranet

Instructie

Op het moment dat het intranet goed stond, werkte zoals zou moeten en alle content erin stond was het tijd om ook de medewerkers van LeekerweideGroep kennis te laten maken met het nieuwe intranet. We hebben instructievideo’s gemaakt die de medewerkers moeten helpen bij het gebruik van het intranet. Daarnaast hebben alle redacteuren van het intranet die de rechten hebben om pagina’s toe te voegen een training gehad.

Wij zijn erg blij met deze eerste fase van het intranet. Nu het een aantal weken in gebruik is, begint het steeds meer te wennen bij de medewerkers van LeekerweideGroep. Maar er komen uiteraard ook nieuwe wensen naar voren. Er komt een tweede fase waarin we het intranet gaan optimaliseren en nog meer gaan aanpassen aan de wensen van de gebruikers.

Ben jij benieuwd wat voor meerwaarde een intranet voor jouw organisatie heeft of ben je benieuwd naar alle mogelijkheden? Neem dan contact op met een van de specialisten van ipsis. Wij denken graag met je mee.